SISTEM
INFORMASSI MANAJEMEN
(SIM)
Dalam pengertian yang seharusnya, sistem
informasi manajemen (SIM) adalah sasaran yang dapat dicapai. Rencana jangka
panjang yang jelas, yang merupakan kunci untuk mencapai sasaran, hanya mungkin
ada apabila terdapat penghargaan atas berbagai dimensi konsep system informasi
manajemen.
Apakah Manajemen
System Informasi itu ?
berikut
ini adalah difinisi ringkas dan formal dari system informasi manajemen (SIM) :
System Informasi Manajemen adalah
serangkaian sub-sistem yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional
terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat
serangkaian cara gunma meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan
sifat manajer atas dasar criteria mutu yang ditetapkan.
Sistem informasi Manajemen adalah menyeluruh
Kata manajemen dalam SIM adalah serba
melingkupi. Didalam SIM termasuk system pemroses transaksi dan system-sistem
yang utama dirancang bagi manajer dalam berbagai tingkatan.
System Informasi Manajemen memiliki sub-sistem Informasi
System Informasi manajemen adalah serangkaian
sub-sistem, atau system komnp[onene setengah terpisah yang merupakan bagian
dari keseluruhan dan merupakan system yang terpadu. Masing-masing sub-sistem
menyumbang tercapainya sasaran system informasi manajemen dan organisasi.
Sisem Informasi Manajemen Terintgrasi secara rasional
Sub-system (kumpulan dari system yang semi
terpisah) adalah terpadu sehingga kegiatanm dari masing-masing saling berkaitan
satu dengan yang lainnya; integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan
data diantara system-sistem tersebut. Program computer dan file dapat dirancang
untuk menangani arus data diantara system, dan prosedur manual dapat digunakan
untuk melaksanakan integrasi tersebut.
Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen
Pemahaman yang tepat tentang apa yang dapat
diselesaikan oleh SIM suatu organisasi jelas sangat esensial. Pengetahuan
tentang potensi kemampuan system informasi yang dikomputerisasi akan
memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas
organisasi dan menyesuaikan dengan kemampuan computer.
SIM secara khusus mungkin memiliki beberapa
kemampuan teknis yang telah direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini
menyangkal pernyataan yang sering diucapkan bahwa “computer hanyalah
sebuah mesin penjumlahan atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya
ia tidak dapat mengerjakan sesuatu; ia hanya dapat mengerjakan lebih cepat”.
System informasi berkomputer akan dapat memiliki sejumlah jauh diatas system
non-komputer. Dan kemampuan ini telah berevolusi proses manajemen yang telah
menggunakan kemampuan yang dihasilkan system tersebut. Kini perubahan penting
dalam cara organisasi disusun dan dikelola dapat dilacak dari adanya system
informasi computer. Pula, computer-komputer mikro dan mini memiliki kemampuan
sama bagi organisasi kecil. Bagaimana pun juga, semakin kecil organisasi dan
semakin kecil system computer dan semakin terbatas juga kemampuan
yang ditampilkannya.Beberapa kemampuan teknis computer adalah sebagai berikut :
pemerosesan
transaksi Batch
Pemerosesan
trnsaksi tunggal
Pemerosesan
on-line, real time
Komunikasi
data dan switching pesan
Pemasukan
data jarak jauh
Pencarian
record dan analisis
Pencarian
file
Alogaritma
dan model keputusan
Otomatisasi
perkantoran
Laporan Sumber Informasi (INFORMASI RESOURCE MANAJEMEN,IRM)
IRM adalah konsep, gagasan, dan juga
perspektif ketimbang sebuah kesatuan. Dalam bentuknya yang paling dasar, IRM
adalah upaya untuk memusatkan perhatian pada informasi yang dihasilkan oleh
system ketimbang oleh sistemnya sendiri atau juga pada komponen hardwere dan
softwere dari system. Dengan IRM, maka informasi, ketersediaan, dan kegunaanya
merupakan hal yang utama; system computer dipandang penting artinya apabila
diperlukan untuk menghasilkan dan mengelola informasi. Penekanan IRM adalah
pada aspek manajerial dan bukan teknis.
Dalam arti nyata, IRM reaksi manajer terhadap
dominasiteknis system informasi-yang selama ini secara tradisional merupakan
kelompok pengolah data yang berperan penuh didalam organisasi, dan seluruh
personil informasi melapor kepada manajer pengolah data. Bagaiamanapun juga,
kelompok pengolah data cendrung disesaki dengan aspek-aspek teknis jangka
pendek dan pengolahan transaksi dari kegiatan mereka dan secara histories
memusatkan perhatiannya pada pengembangan masing-masing program yang dirancang
untuk tujuan khusus dan terbatas. Hal demikian akan menghasilkan file yang
sangat khusus beserta program-program yang digunakan didalam file tersebut.
Seluruh sumber informasi di dalam sebuah
oeganisasi di dalam lingkup IRM. Di dalamnya termasuk :
- Pengolahan
bisnis
- Pengembangan
system dan penerapan di dalam konteks SIM
- Manajemen
data
- Jaringan
(networking)
- Otomatisasi
perkantoran
- Komputasi
penggunaan akhir
- Pusat
infortmasi
Tugas IRM adalah untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan
kegiatan diatas untuk seluruh organisasi.
Karena konsep mengenai IRM relative baru, maka
sejauh ini organisasi menerapkan dengan berbagai cara. Di dalam organisasi yang
berbeda satu atau lebih orang dapat diberikan tanggung jawab khusus untuk IRM,
yaitu :
- pengolahan
basis data
- Direktur
pusat informasi
- Direktur
layanan pengguna
Para
Pemakai SIM
Para pemakai komputer meliputi:
manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasi-organisasi dalam
lingkungan perusahaan.
Tingkatan
manajemen adalah tingkat perencanaan strategis, seperti direktur dan para wakil
direktur. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk
dan kepala devisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen
Manajer
dan Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan
bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
Sistem
adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki kombinasi elemen-elemen yang
sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi sistem lingkaran terbuka dan lingkaran
tertutup.
Pemanfaatan SIM
Berbasis ICT dalam Manajemen Sekolah
Ada
beberapa aspek yang dapat dijadikan tolak ukur bahwa semua SIM untuk bidang
pendidikan khususnya untuk persekolahan misalnya telah banyak dikenal dalam
dalam bentuk database guru, siswa, nilai dan sebagainya. Namun sebelum
penerapan SIM berbasis ICT ini dilakukan oleh sekolah, maka secara konseptual
harus memperhatikan beberapa kajian sebagai berikut:
1. Sifat-Sifat Sistem Informasi Manajemen
Menurut George M. Scott bahwa
sifat-sifat dari SIM, yaitu : a) merupakan sistem yang komprehensif; b) sistem
terkoordinasi; c) memiliki subsistem informasi; d) sistem yang terintegrasi
secara rasional; e) mengabah data menjadi informasi dengan berbegaai macam
cara; f) meningkatkan produktivitas; g) sesuai dengan gaya dan karakteristik
manajer; h) menggunakan kriteria kualitas yang telah ada.
2. Bagaimana SIM Dirancang
SIM yang dikembangkan di lingkungan pendidikan
disesuaikan dengan analisis kebutuhan dan perencanaan program sekolah (lihat
MBS).
3.
Aplikasi ICT dalam SIM.
Teknologi Komputer yang diadopsi dalam
suatu SIM terutama di lingkungan manajemen pendidikan Kab/kota adalah “system
programer” sebagai dalah satu bentuk aplikasi sistem software dari
teknologi komputer.
SIM berbasis ICT dalam Membangun e-Catalog
Katalog adalah keterangan singkat atau
wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari
sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan
sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah
sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan
penerapan automasi perpustakaan. Sebagai pengetahuan awal bahwa cakupan dari
E-catalog yang biasanya ada dalam digital library ini mencakup tugas-tugas:
-
Pengadaan koleksi
-
Katalogisasi, inventarisasi
-
Sirkulasi, reserve, inter-library loan
-
Pengelolaan penerbitan berkala
-
Penyediaan katalog (OPAC)
-
Pengelolaan anggota
Perangkat Lunak (Software) dalam Digital Library
Perangkat
lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar
sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang
mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari
satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola
data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun
dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang
bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS
yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa
perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya
sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan
tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan
kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan
untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi,
inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan
pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
Metadata
Metada
merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola
informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk
pengkatalokan koleksi. Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan
“data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari
beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk
pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur
dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul,
pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di
perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.
Kesimpulan
SIM
menyediakan informasi bagi para pengelola perusahan untuk pengambilan keputusan
yang bersifat taktis. Pada tingkat tertinggi, SIM menyediakan informasi bagi
pimpinan perusahaan, menyangkut informasi strategis yang diperlukan untuk
menentukan langkah perusahaan.
Secara
teoritis, SIM akan sangat membantu para pengelola perusahaan dari berbagai
tingkatan dalam melaksanakan tugasnya.
Dalam
teori SIM, tersirat pengertian bahwa informasi akan selalu tersedia pada setiap
tingkatan pengelola, sesuai dengan kebutuhannya.
Proses
pengolahan dan penyebaran infofmasi pada SIM sifatnya menyeluruh, atau kadang
kala disebut sebagai pendekatan system secara total (Total Systems Approach).
Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi
Manajemen dengan komputer saat ini sangat berhubungan. Karena komputer berguna
sebagai alat bantu pada Sistem Informasi. Selain itu komputer juga sebagai
salah satu komponen yang dibutuhkan untuk membentuk Sistem Informasi Manajemen
Usaha
awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian
penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan
konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.