SISTEM INFORMASSI MANAJEMEN (SIM)

       SISTEM INFORMASSI MANAJEMEN

(SIM)

             Dalam pengertian yang seharusnya, sistem informasi manajemen (SIM) adalah sasaran yang dapat dicapai. Rencana jangka panjang yang jelas, yang merupakan kunci untuk mencapai sasaran, hanya mungkin ada apabila terdapat penghargaan atas berbagai dimensi konsep system informasi manajemen.

   Apakah Manajemen System Informasi itu ?

 berikut ini adalah difinisi ringkas dan formal dari system informasi manajemen (SIM) :

System Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara gunma meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang ditetapkan.

Sistem informasi Manajemen adalah menyeluruh

Kata manajemen dalam SIM adalah serba melingkupi. Didalam SIM termasuk system pemroses transaksi dan system-sistem yang utama dirancang bagi manajer dalam berbagai tingkatan.

System Informasi Manajemen memiliki sub-sistem Informasi

System Informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem, atau system komnp[onene setengah terpisah yang merupakan bagian dari keseluruhan dan merupakan system yang terpadu. Masing-masing sub-sistem menyumbang tercapainya sasaran system informasi manajemen dan organisasi.

Sisem Informasi Manajemen Terintgrasi secara rasional

Sub-system (kumpulan dari system yang semi terpisah) adalah terpadu sehingga kegiatanm dari masing-masing saling berkaitan satu dengan yang lainnya; integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara system-sistem tersebut. Program computer dan file dapat dirancang untuk menangani arus data diantara system, dan prosedur manual dapat digunakan untuk melaksanakan integrasi tersebut.

Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen

Pemahaman yang tepat tentang apa yang dapat diselesaikan oleh SIM suatu organisasi jelas sangat esensial. Pengetahuan tentang potensi kemampuan system informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikan dengan kemampuan computer.

SIM secara khusus mungkin memiliki beberapa kemampuan teknis yang telah direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan yang sering diucapkan  bahwa “computer hanyalah sebuah mesin penjumlahan atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya ia tidak dapat mengerjakan sesuatu; ia hanya dapat mengerjakan lebih cepat”. System informasi berkomputer akan dapat memiliki sejumlah jauh diatas system non-komputer. Dan kemampuan ini telah berevolusi proses manajemen yang telah menggunakan kemampuan yang dihasilkan system tersebut. Kini perubahan penting dalam cara organisasi disusun dan dikelola dapat dilacak dari adanya system informasi computer. Pula, computer-komputer mikro dan mini memiliki kemampuan sama bagi organisasi kecil. Bagaimana pun juga, semakin kecil organisasi dan semakin kecil system computer  dan semakin terbatas juga kemampuan yang ditampilkannya.Beberapa kemampuan teknis computer adalah sebagai berikut :

      pemerosesan transaksi Batch

      Pemerosesan trnsaksi tunggal

      Pemerosesan on-line, real time

      Komunikasi data dan switching pesan

      Pemasukan data jarak jauh

      Pencarian record dan analisis

      Pencarian file

      Alogaritma dan model keputusan

      Otomatisasi perkantoran

Laporan Sumber Informasi (INFORMASI RESOURCE MANAJEMEN,IRM)

IRM adalah konsep, gagasan, dan juga perspektif ketimbang sebuah kesatuan. Dalam bentuknya yang paling dasar, IRM adalah upaya untuk memusatkan perhatian pada informasi yang dihasilkan oleh system ketimbang oleh sistemnya sendiri atau juga pada komponen hardwere dan softwere dari system. Dengan IRM, maka informasi, ketersediaan, dan kegunaanya merupakan hal yang utama; system computer dipandang penting artinya apabila diperlukan untuk menghasilkan dan mengelola informasi. Penekanan IRM adalah pada aspek manajerial dan bukan teknis.

Dalam arti nyata, IRM reaksi manajer terhadap dominasiteknis system informasi-yang selama ini secara tradisional merupakan kelompok pengolah data yang berperan penuh didalam organisasi, dan seluruh personil informasi melapor kepada manajer pengolah data. Bagaiamanapun juga, kelompok pengolah data cendrung disesaki dengan aspek-aspek teknis jangka pendek dan pengolahan transaksi dari kegiatan mereka dan secara histories memusatkan perhatiannya pada pengembangan masing-masing program yang dirancang untuk tujuan khusus dan terbatas. Hal demikian akan menghasilkan file yang sangat khusus beserta program-program yang digunakan didalam file tersebut.

Seluruh sumber informasi di dalam sebuah oeganisasi di dalam lingkup IRM. Di dalamnya termasuk :

-         Pengolahan bisnis

-         Pengembangan system dan penerapan di dalam konteks SIM

-         Manajemen data

-         Jaringan (networking)

-         Otomatisasi perkantoran

-         Komputasi penggunaan akhir

-         Pusat infortmasi

Tugas IRM adalah untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan diatas untuk seluruh organisasi.

Karena konsep mengenai IRM relative baru, maka sejauh ini organisasi menerapkan dengan berbagai cara. Di dalam organisasi yang berbeda satu atau lebih orang dapat diberikan tanggung jawab khusus untuk IRM, yaitu :

-         pengolahan basis data

-         Direktur pusat informasi

-         Direktur layanan pengguna

Para Pemakai SIM

       Para pemakai komputer meliputi: manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.
         Tingkatan manajemen adalah tingkat perencanaan strategis, seperti direktur dan para wakil direktur. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala devisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen

Manajer dan Sistem
       Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
       Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi sistem lingkaran terbuka dan lingkaran tertutup.

 Pemanfaatan SIM Berbasis ICT dalam Manajemen Sekolah

        Ada beberapa aspek yang dapat dijadikan tolak ukur bahwa semua SIM untuk bidang pendidikan khususnya untuk persekolahan misalnya telah banyak dikenal dalam dalam bentuk database guru, siswa, nilai dan sebagainya. Namun sebelum penerapan SIM berbasis ICT ini dilakukan oleh sekolah, maka secara konseptual harus memperhatikan beberapa kajian sebagai berikut:

1. Sifat-Sifat Sistem Informasi Manajemen

Menurut George M. Scott bahwa sifat-sifat dari SIM, yaitu : a) merupakan sistem yang komprehensif; b) sistem terkoordinasi; c) memiliki subsistem informasi; d) sistem yang terintegrasi secara rasional; e) mengabah data menjadi informasi dengan berbegaai macam cara; f) meningkatkan produktivitas; g) sesuai dengan gaya dan karakteristik manajer; h) menggunakan kriteria kualitas yang telah ada.

2. Bagaimana SIM Dirancang

SIM yang dikembangkan di lingkungan pendidikan disesuaikan dengan analisis kebutuhan dan perencanaan program sekolah (lihat MBS).

3. Aplikasi ICT dalam SIM.

Teknologi Komputer yang diadopsi dalam suatu SIM terutama di lingkungan manajemen pendidikan Kab/kota adalah “system programer” sebagai dalah satu bentuk aplikasi sistem software dari teknologi komputer.

SIM berbasis ICT dalam Membangun e-Catalog

         Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sebagai pengetahuan awal bahwa cakupan dari E-catalog yang biasanya ada dalam digital library ini mencakup tugas-tugas:

-          Pengadaan koleksi

-          Katalogisasi, inventarisasi

-          Sirkulasi, reserve, inter-library loan

-          Pengelolaan penerbitan berkala

-          Penyediaan katalog (OPAC)

-          Pengelolaan anggota

Perangkat Lunak (Software) dalam Digital Library

          Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Metadata

      Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi. Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.

Kesimpulan
       SIM menyediakan informasi bagi para pengelola perusahan untuk pengambilan keputusan yang bersifat taktis. Pada tingkat tertinggi, SIM menyediakan informasi bagi pimpinan perusahaan, menyangkut informasi strategis yang diperlukan untuk menentukan langkah perusahaan.
      Secara teoritis, SIM akan sangat membantu para pengelola perusahaan dari berbagai tingkatan dalam melaksanakan tugasnya.
      Dalam teori SIM, tersirat pengertian bahwa informasi akan selalu tersedia pada setiap tingkatan pengelola, sesuai dengan kebutuhannya.
      Proses pengolahan dan penyebaran infofmasi pada SIM sifatnya menyeluruh, atau kadang kala disebut sebagai pendekatan system secara total (Total Systems Approach).
Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen dengan komputer saat ini sangat berhubungan. Karena komputer berguna sebagai alat bantu pada Sistem Informasi. Selain itu komputer juga sebagai salah satu komponen yang dibutuhkan untuk membentuk Sistem Informasi Manajemen
     Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.